Кәсіпорын үшін тапсырысты сапалы орындау ғана емес, оның орындалу барысы туралы клиентке уақытында ақпарат беру де маңызды. Әсіресе дайындалуы немесе жеткізілуі бірнеше күнге созылатын өнімдер мен қызметтерде тұтынушы өз тапсырысының қандай кезеңде тұрғанын білгісі келеді. Сондықтан клиентпен тұрақты ақпарат алмасу бизнестің қызмет көрсету мәдениетін жақсартуға мүмкіндік береді.
Шымкенттегі шағын және орта кәсіпорындар тапсырыспен жұмыс істеудің әртүрлі үлгісін қолданады. Жиһаз жасау, тігін өндірісі, құрылыс материалдарын дайындау және басқа да қызмет бағыттарында клиент тапсырыс бергеннен кейін белгілі уақыт күтеді. Осы кезеңде ақпараттың жеткіліксіздігі түсінбеушілікке себеп болуы мүмкін.
Мұндай жағдайдың алдын алу үшін кәсіпорын тапсырыстың негізгі орындалу кезеңдерін алдын ала белгілегені дұрыс. Мысалы, өтініш қабылданды, материал дайындалуда, өндіріс басталды, сапа тексерілуде және тапсырыс жеткізуге әзір деген мәртебелер қолданылуы мүмкін.
Әр кезең туралы клиентке хабарлау міндетті түрде күрделі цифрлық жүйені талап етпейді. Шағын кәсіпорын қарапайым хабарлама немесе телефон арқылы да қажетті ақпаратты жеткізе алады.
Ең маңыздысы – берілетін мәліметтің нақты болуы. Егер тапсырыс белгіленген мерзімнен кешігетін болса, клиентке бұл туралы алдын ала хабарлаған жөн. Себебін түсіндіру және жаңартылған мерзімді көрсету өзара сенімді сақтауға көмектеседі.
Ақпарат беру тәртібін кәсіпорынның ішкі жұмыс жүйесімен байланыстыру да пайдалы. Тапсырысқа жауапты маман оның нақты жағдайын білмесе, клиентке дұрыс жауап беру қиынға соғады.
Сондықтан әр тапсырыс бойынша негізгі мәліметтерді тіркеп отыру қажет. Орындау мерзімі, жауапты қызметкер және ағымдағы кезең көрсетілсе, ақпарат алмасу жеңілдейді.
Клиенттің байланыс арнасын таңдауына да назар аударған дұрыс. Кейбір тұтынушылар телефон қоңырауын ыңғайлы көрсе, басқалары мессенджер арқылы қысқа хабарлама алғанды қалайды.
Сонымен қатар хабарламалардың жиілігі орынды болуы тиіс. Клиентті қажетсіз ақпаратпен жүктемей, тек маңызды өзгерістер туралы хабарлау тиімді.
Тапсырыс аяқталғаннан кейін де клиентке оның дайын екені және алу немесе жеткізу тәртібі туралы нақты мәлімет беру маңызды. Бұл соңғы кезеңдегі түсінбеушіліктердің алдын алады.
Шымкент кәсіпкерлері үшін тапсырыс мәртебесін ашық көрсету қызмет сапасын арттырудың қарапайым әрі нәтижелі тәсілі. Уақтылы ақпарат клиенттің сенімін нығайтып, артық сұрақтарды азайтуға және жергілікті бизнестің нарықтағы беделін күшейтуге мүмкіндік береді.
