Кәсіп шағын кезде оның көптеген процесі кәсіп иесінің жеке бақылауымен жүзеге асады. Ол тауарға өзі тапсырыс береді, клиентпен сөйлеседі, қызметкерлердің жұмысын тексереді және маңызды шешімдерді өзі қабылдайды. Бірақ кәсіпорын кеңейген сайын барлық жұмысты бір адамның есте сақтауы мен бақылауына сүйену тиімсіз бола бастайды.
Осы кезеңде негізгі бизнес-процестерді нақты тәртіпке келтіру маңызды. Бұл күрделі құжаттар жасауды білдірмейді. Қарапайым нұсқаулық, жұмыс кезеңдерінің тізімі немесе жауапты қызметкерлердің міндеттерін нақтылау кәсіпорын жұмысын айтарлықтай жүйелей алады.
Мысалы, тауар келген кезде оны кім қабылдайды, сапасын қалай тексереді, қандай жағдайда жеткізушіге хабарласады және қоймаға қалай енгізеді деген тәртіп алдын ала анықталуы мүмкін. Сол сияқты клиент тапсырысын қабылдау, қызмет көрсету немесе дайын өнімді беру процесінің де нақты кезеңдері болғаны жөн.
Шымкентте шағын кәсіпорындардың өсуі кезінде мұндай жүйенің маңызы артады. Жаңа қызметкер келген жағдайда ол жұмысты тек әріптестерінен ауызша сұрап үйренбей, кәсіпорынның негізгі тәртібімен таныса алады. Бұл бейімделу уақытын қысқартып, кездейсоқ қателерді азайтады.
Жұмыс тәртібін құжаттау кәсіп иесіне өз бизнесін сырттан қарауға да мүмкіндік береді. Кейде бір операция бірнеше артық қадамнан тұруы немесе бір жұмысты бірнеше адам қайталауы мүмкін. Процесті кезең-кезеңімен жазған кезде мұндай тиімсіздік анық көрінеді.
Сонымен бірге міндеттердің нақты бөлінуі жауапкершілікті түсінікті етеді. Қандай мәселені кім шешетіні белгілі болғанда қызметкерлер бір-бірінен жауап күтпей, жұмысты жылдам орындай алады.
Регламент тым күрделі болмауы тиіс. Егер құжатты ешкім түсінбесе немесе іс жүзінде қолданбаса, оның пайдасы аз. Сондықтан жұмыс тәртібі кәсіпорынның нақты жағдайына сәйкес, қысқа әрі түсінікті болғаны дұрыс.
Процестерді уақыт өте қайта қарау да қажет. Бизнес кеңейген сайын бұрынғы жұмыс тәсілі өзгеріп, жаңа міндеттер пайда болуы мүмкін.
Жүйеленген жұмыс кәсіп иесінің күнделікті ұсақ мәселеге араласуын азайтады. Бұл оған клиенттермен, даму жоспарымен және бизнестің маңызды шешімдерімен көбірек айналысуға мүмкіндік береді.
Шымкентте басқару мәдениеті қалыптасқан кәсіпорындардың көбеюі шағын бизнестің сапалы өсуіне жағдай жасайды. Нақты жұмыс тәртібі компанияға тұрақты қызмет көрсетіп, жаңа қызметкерлерді оңай бейімдеп, кәсіпті кеңейтуге дайын болуға көмектеседі.
